1 核心功能
将档案管理的日常工作“自动化”、“流程化”
档案管理信息系统应能够实现档案的自动发送、接收、归档和保存的任务处理工作。通过自动化的扫描中心和电子文件创建终端，形成数字化文档，同时利用系统工作流，对电子文档启动相应的审批流程，采用自动化办公系统或互联网络以邮件等方式通知有关负责人员对文档进行鉴定、审批并促发下一个工作流程， 使文档的发送和流转处于一个循环有序的状态，实现档案卷宗的“创建提交审批、鉴定归档”这一系列的处理过程，同时工作流的处理可以根据文档的状态网络自动调整，也可根据实际的工作需要灵活设置，大大减少了传统档案管理处理文档所需要的时间，有效提高档案管理人员的工作效率。
2 共享与安全
将档案的管理带入全面的数字化阶段，实现文档的最大化利用和最严格的安全保障。档案管理信息系统应可以和许多常用的外部系统(如WEB、OA)进行集成，高效地利用有效的资源信息，实现档案数据高速、安全的交流与信息共享，使档案信息能够得到最大程度上的共享和利用，避免了信息孤岛和资源重复浪费的现象。档案管理信息系统与办公自动化系统(OA)进行集成，可以把OA系统中形成的文件的相关信息和原文件一同转入文档管理系统(DMS)，经过工作流通知档案人员接受处理，形成电子档案数据库保存、利用，实现文档一体化。
3 档案分析
档案管理信息系统应能够支持各类档案的检索方法，同时提供全文检索功能，而且能对各种类型的档案按照工作需求进行强大的信息整理、报表分析功能，在此基础上可以建立起适应行业和单位需要的辅助决策管理系统，为领导决策提供预警信息和发挥较强的辅助作用。比如用户是一所学校，就可以为学生素质分析、学生成绩评估、招生规模、就业指导、课程设置、教师职称评定和队伍评估、教育资源配置等各种管理活动提供强有力的决策依据。
4 简单化操作
档案管理信息系统应同时支持WEB和客户端界面，同时通过工作流的集成，使得整个档案管理工作高度自动化，在操作中尽量简单化、人性化，每一份档案都可以根据预先设置好的工作流程进行自动处理，同时对每一份需 要工作人员亲自处理的文档，提供了简单的界面，而且由于档案管理信息系统和各种应用系统的良好集成，使得工作人员不再担心各种文档的处理手段(各种应用程序)，档案管理信息系统将自动启用各种应用程序帮助工作人员 完成文档的鉴定审批、归档保存等工作，其操作过程简单、快捷、准确。